Tips que garantizan que tu evento corporativo tenga éxito
Los eventos corporativos son una excelente herramienta para conseguir diferentes objetivos como motivar el trabajo en equipo, reforzar la identidad corporativa, establecer nuevas relaciones comerciales, generar ventas, atraer inversionistas, entre otros.
Su planeación no es nada fácil y requiere de mucho trabajo, desde el establecimiento de objetivos hasta cuestiones técnicas. Aún así, todo el trabajo que conllevan se retribuye al 100% gracias a la potencia y eficacia que ofrecen como instrumentos de comunicación.
En esta ocasión, hemos redactado una guía con los pasos clave a seguir para organizar un evento corporativo exitoso que cumpla con los objetivos empresariales y al mismo tiempo ofrezca una experiencia inolvidable a los asistentes ??
- Establecer los objetivos del evento ?
Como con cualquier otra estrategia empresarial, es vital que antes de poner en marcha la ejecución del evento se establezcan cuáles serán sus objetivos. ¿Se trata de fomentar la colaboración entre equipos? ¿Es un evento para reforzar la identidad corporativa? ¿El objetivo es crear experiencias para los clientes? ¿Se buscan inversionistas? ¿Es una estrategia de ventas?
Responder este tipo de preguntas y con base en las respuestas delimitar los objetivos, ayudará a orientar todas las decisiones y actividades relacionadas con la planificación del evento.
- Determinar el presupuesto ?
El presupuesto es un factor decisivo que tendrá impacto en todas las etapas de organización del evento. Dependiendo de los recursos disponibles, podrás definir cuánto puedes asignar a cada necesidad del evento como el venue, alimentos y bebidas, contenido, producción y las actividades adicionales.
Aquí lo importante es asignar los recursos adecuadamente para garantizar un evento exitoso sin exceder el presupuesto y priorizar los objetivos del evento.
- Seleccionar el lugar y la fecha?
Estos dos aspectos, aunque no parezcan tan relevantes, tienen mucha influencia en el éxito o fracaso del evento. Para seleccionarlos correctamente, busca un lugar que se ajuste a la capacidad de asistentes y a las necesidades logísticas del evento. No olvides considerar la ubicación, la accesibilidad, las comodidades y servicios que ofrece.
En cuanto a la fecha, asegúrate de elegir un día y un horario que no entre en conflicto con otros eventos importantes y que sea conveniente para la mayoría de los participantes. Asimismo, recuerda reservar la fecha con anticipación en el venue.
- Diseñar un programa atractivo ✍?
Contar con un programa bien estructurado es esencial para mantener el interés de los asistentes durante todo el evento. Puedes incluir una variedad de actividades como presentaciones, paneles de discusión, talleres interactivos y sesiones de networking.
También considera la posibilidad de incorporar speakers en tendencia o expertos en el tema para agregar valor al contenido del evento.
- Busca servicios y proveedores ?
El siguiente paso es buscar y contratar los servicios y proveedores necesarios para cubrir todas las necesidades del evento. Esto puede incluir catering, servicios audiovisuales, producción, ambientación, transporte, entre otros.
No olvides investigar muy bien y seleccionar proveedores confiables y con experiencia que puedan cumplir con las expectativas y requisitos del evento.
- Promoción y comunicación ?
La promoción y comunicación del evento es esencial para garantizar la asistencia y con ello el éxito del evento. Para la comunicación del evento puedes hacer uso de medios como mailings, medios digitales, redes, apps, influencers, entre otros.
- Ejecución el evento ?
Al llegar al tan esperado día, es vital que haya un líder y equipo asignados específicamente a cada área del evento para asegurarse de que todo se lleve a cabo como debe ser.
- Evaluar y obtener retroalimentación ✔️
Después de finalizar el evento, realiza una evaluación exhaustiva para medir su éxito y recopilar información de los participantes. Esto te proporcionará retroalimentación valiosa para futuros eventos y te ayudará a identificar áreas de mejora.
Sin duda alguna, organizar un evento corporativo exitoso requiere una cuidadosa planificación, ejecución impecable y una atención constante a los detalles. Sin embargo, tenemos la seguridad de que al llevar a cabo todos los puntos mencionados en este blog, podrás crear una experiencia memorable que fortalezca y contribuya al éxito de tu empresa.
Recuerda evaluar y aprender de cada evento para mejorar continuamente y ofrecer experiencias cada vez más impactantes y exitosas a los asistentes.
