Los eventos tradicionales, pesados, monótonos y aburridos han pasado de moda. Hoy en día ya no es suficiente con rentar un lugar y hacer actividades convencionales para decir que tu evento fue “exitoso”. Para romper las barreras de un evento común y pasar a un evento memorable, tienes que lograr que este sea toda una experiencia.
Organizar un buen evento empresarial es pieza clave y fundamental de cualquier estrategia de negocio para pequeñas, medianas y grandes empresas, simplemente porque en él hay muchas cosas en juego que se pueden ganar:
- Darse a conocer de manera única
- Reconocer avances y logros de la empresa
- Dar a conocer nuevos productos o servicios
- Posicionarse como la mejor opción en su sector
- Motivar al personal para mejorar el rendimiento laboral
- Conocer nuevos contactos estratégicos
- Cerrar tratos con inversionistas
- Cerrar ventas con clientes
- Quedar en la memoria de los asistentes
¿Te gustaría lograr alguno de estos objetivos en tan sólo las horas que dura tu evento? Presta atención a los siguientes 5 elementos que lo harán uno de los mejores del año:
1. Planeación estratégica
No dejes para mañana lo que puedes empezar a planear HOY.
¿Sabías que se recomienda empezar con los preparativos de cualquier evento empresarial con mínimo tres meses de anticipación?
No lo tomes a la ligera y empieza desde antes; anota ideas de actividades novedosas y no pierdas de vista el objetivo específico de tu evento y a los invitados (sus intereses, aspectos demográficos y psicográficos que tienen en común).
Trata de contestar estas preguntas: ¿por lo general qué hay en este tipo de eventos que yo pueda mejorar o cambiar?, ¿qué es lo que esperan los invitados?, ¿cómo puedo sorprenderlos de manera positiva?, ¿qué factor le dará un plus a los asistentes de mi evento?
Planea el horario según el orden de actividades para que tengan lógica en cuestiones como energía, diversión, sorpresas, reconocimientos, etcétera. Y por supuesto ¡no te olvides de la parte emocional de tu evento!
Una vez avanzada la planeación empieza a pensar y buscar la renta de lugares para eventos, que no te ganen la fecha del venue que has elegido, ¡no te olvides de formalizar la contratación!
2. Toma en cuenta el presupuesto
Ya sabes lo que dicen, lo barato sale caro y más cuando se trata de atender a cincuenta, cien, doscientas personas o más.
No tomes riesgos en ese sentido y designa el presupuesto con antelación, para ello existen dos opciones; organizar el evento tú mismo o contratar a una empresa especializada en este tema. En el primer caso debes cotizar en diferentes lugares y comparar costo vs beneficio. El mejor consejo es siempre darle peso al beneficio que ofrecen, es decir la calidad, la cantidad y el valor agregado del catering, producción, invitados especiales, show y todo lo que quieras incluir en tu evento. Pide siempre pruebas y recomendaciones del trabajo de las empresas que estás investigando.
3. Invitaciones a las que no se podrán negar
La tecnología ha permeado la vida de todas las personas, cada día surgen propuestas originales para acercarse a la gente y ¡tú no te puedes quedar atrás! Evidentemente tienes que hacer uso de las redes sociales para llegar más rápido y de mejor manera a tus invitados, empieza a pensar en una invitación que genere expectativa… ¿te imaginas?
Puede ser en un texto llamativo, un evento privado en FB en el que semana con semana les vayas dando datos relevantes, puede ser a través de un video animado, ofreciendo una sorpresa que los espera el día del evento, haciendo trivias para premiar a los ganadores ese día, etcétera.
Aunque pareciera banal, este punto es quizá el más importante de todos ¿de qué sirve planear un evento memorable si no aseguras que tus invitados estarán ahí?
4. El lugar irresistible
El espacio para eventos dirá mucho de qué trata el tuyo, y proyectará la imagen de tu empresa. Un lugar puede dar status, transmitir confianza, hacer a tus invitados sentirse cómodos, o bien transmitir todo lo contrario.
Siempre será necesario que además de ver fotografías y videos del lugar, puedas realizar un scouting previo, conocer bien su ubicación para que puedas resolver cualquier duda de los invitados, dimensionar los espacios y asegurarte que tenga todo lo necesario en cuestión de audio, iluminación, video, y otros servicios. Si cuenta con espacios adicionales donde se pueden disfrutar diferentes experiencias, será aún mejor.
Una búsqueda infalible en los buscadores de internet son los venues para eventos en CDMX, hoy en día son más utilizados que nunca y se han ido adaptando a las necesidades del mercado actual.
También la accesibilidad del lugar es clave, que sea en una zona con cierta seguridad, cuente con estacionamiento, accesos peatonales, rampas para sillas de ruedas, lugares cercanos para hospedarse, y todo lo que creas que puedan necesitar tus invitados. Siempre piensa en que el lugar sea de fácil acceso, ya que desde ahí empieza la experiencia de tu público.
5. La tecnología que impacta
Cada vez que alguien piensa en un evento empresarial, siente casi de manera obligada que va a asistir a un evento aburrido. Por eso, necesitas hacer uso de la tecnología para que tu evento impresione a los asistentes, los inspire y supere sus expectativas.
Tecnología no solo significa retacar de pantallas, ipads y videos todo el evento, sino pensar en una forma novedosa, atractiva y creativa de comunicar tus mensajes. Lo visual y digital no están peleados con la formalidad de tu evento. Recuerda que cada detalle genera impacto. ¿Qué tal les caería una experiencia en realidad aumentada a tus invitados?
Así como al momento de la invitación, las redes sociales son un aspecto a considerar, en tu evento tendrás oportunidad de reforzar dicha estrategia; tal vez una app podría ayudar, utilizar un hashtag, fotografías profesionales que se subirán a las redes y un sinfín de dinámicas que debes tener en tu lista de actividades durante el evento.
Al finalizar ofrecer give aways con el concepto de tu marca e identidad del evento hará que tu marca genere mayor presencia en la mente de tus asistentes.
Estos elementos son útiles para eventos corporativos en CDMX y todo el país; ya sean eventos corporativos, fiestas de fin de año, lanzamientos y hasta por entretenimiento para todos los que conforman una empresa o institución.
Sea cual sea tu objetivo, todos merecen tener una experiencia inigualable al invertir su tiempo en la organización o asistencia al evento. En el equipo de ECO Venues nos encantaría poder apoyarte en la planeación de tu evento, envíanos un correo para que un ejecutivo se ponga en contacto contigo.
